«Архивтік анықтамалар, архивтік құжаттардың көшірмелерін немесе архивтік үзінділер беру» Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2020 жылғы 29 мамырдағы №159 бұйрығының 1-қосымшасына сәйкес жүргізіледі.
Архивтік анықтама - заңды күші бар және сұратылған мәселе бойынша архивтік құжаттар негізінде дайындалған мемлекеттік архивтің ресми құжаты.
Мысалы, еңбек өтілін, жалақы мөлшерін, жасын, отбасы құрамын, білімін, жер телімін беру туралы, марапаттауды, зейнетақы жарналары мен әлеуметтік аударымдарды аудару, азаматтық хал актілері туралы мәліметтерді т.б. куәландырылған көшірмелері немесе архивтік құжаттардан архивтік үзінділер беру. Мемлекеттік қызметті «Азаматтарға арналған үкімет» мемлекеттік корпорациясы және egov.kz «электрондық үкімет» веб-порталы арқылы облыстық, қалалық, аудандық мемлекеттік архивтер көрсетеді. Құжаттар Мемлекеттік корпорациядан көрсетілетін қызметті берушіге келіп түскен сәттен бастап, сондай-ақ порталға жүгінгенде мемлекеттік қызметтің нәтижесі 11 (он бір) жұмыс күні ішінде беріледі. Қажет болған жағдайда мемлекеттік көрсетілетін қызметті сапалы көрсету үшін мемлекеттік көрсетілетін қызметті алушы өтінішке сұратылып жатқан архивтік анықтамаға байланысты тиісті көшірмелерін қосып береді.
Архивтік анықтамалар, архивтік құжаттардың көшірмелерін немесе үзінділер беру» мемлекеттік көрсетілетін қызметтердің сапасын, тиімділігін арттыру бағытында, құжаттардың бірыңғай электрондық архиві Е-Архив АЖ арқылы жүзеге асырылуда.