Архивтік анықтама – заңды күші бар және сұратылған мәселе бойынша архивтік құжаттар негізінде дайындалған мемлекеттік архивтің ресми құжаты. «Архивтік анықтамалар, архивтік құжаттардың көшірмелерін немесе архивтік үзінділер беру» Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2020 жылғы 29 мамырдағы №159 бұйрығының 1-қосымшасына сәйкес жүргізіледі.
Мысалы,  еңбек өтілін, жалақы мөлшерін, жасын, отбасы құрамын, білімін, жер телімін беру туралы,марапаттауды, зейнетақы жарналары мен әлеуметтік аударымдарды аудару, азаматтық хал актілері туралы мәліметтерді т.б. куәландырылған көшірмелері немесе архивтік құжаттардан архивтік үзінділер беру.  Мемлекеттік қызметті «Азаматтарға арналған үкімет» мемлекеттік корпорациясы және egov.kz «электрондық үкімет» веб-порталы арқылы облыстық, қалалық, аудандық мемлекеттік архивтер көрсетеді.  Құжаттар  Мемлекеттік корпорациядан көрсетілетін қызметті берушіге келіп түскен сәттен бастап, сондай-ақ порталға жүгінгенде мемлекеттік қызметтің нәтижесі 11 (он бір) жұмыс күні ішінде беріледі. Қажет болған жағдайда мемлекеттік көрсетілетін қызметті сапалы көрсету үшін мемлекеттік көрсетілетін қызметті алушы өтінішке сұратылып жатқан архивтік анықтамаға байланысты тиісті көшірмелерін қосып береді.
 Архивтік анықтамалар, архивтік құжаттардың көшірмелерін немесе үзінділер беру» мемлекеттік көрсетілетін қызметтердің сапасын, тиімділігін арттыру бағытында,құжаттардың біріңғай электрондық  архиві  Е-Архив  АЖ арқылы жүзеге асыруда.
 2021 жылдың мамыр айында  жұмыс жоспарына сәйкес  «Қызылорда облысының мемлекеттік архиві» КММ-нің Шиелі аудандық филиалы қызметкерлерінің ұйымдастыруымен «Азаматтарға арналған үкімет» МК КЕ АҚ Қызылорда облысы бойынша филиалы әлеуметтік қамсыздандыру жөніндегі Шиелі аудандық бөлімінде «Архивтік анықтамалар, архивтік құжаттардың көшірмелерін немесе архивтік үзінділер беру» тақырыбында мемлекеттік көрсетілетін қызмет бойынша әдістемелік көмек ретінде семинар-кеңес өткізілді
 «Архивтік анықтамалар, архивтік құжаттардың көшірмелерін немесе архивтік үзінділер беру» мемлекеттік көрсетілетін қызмет бойынша архивке 2021 жылдың  12 айында  әлеуметтік құқықтық негізде жеке тұлғалардан «egov.kz» электронды веб-порталы арқылы келіп түскен ПЭП-1001 өтініштің, 651-не қанағаттанарлық жауап беріліп,  350-не түсіндірілді, Е-Архив  АЖ-205 өтініштің 122-не қанағаттанарлық  жауап беріліп, 83-не түсіндіру жұмыстары жүргізілді. ХҚКО- арқылы 50 сұраныс   түсіп  40- на қанағаттанарлық,  10-на түсіндірілді,  ТМД-4  келіп түсіп, қанағаттанарлық жауап берілді.
Барлығы-1260 өтініш,  817-қанағаттанарлық, 443-түсіндірілген.
Мемлекеттік көрсетілетін қызметтер бойынша яғни сұраныстардың орындалу барысында мерзімінің кешіктірілуі немесе басқа да заң бұзушылық фактілері орын алған жоқ.
Айжан Есенова,
Шиелі аудандық архивінің 
1-ші дәрежелі архивисті