ҚР Ұлттық архив қорын толықтыру мақсатында аудандық архив мекемесі өткен жылы 694 іс сараптаудан өткізген. Оның 5015 сақтау бірлік құжаты акті бойынша жойылып, 482 басқару құжаттарын мемлекеттік сақтауға қабылдаған. Ал құжат қабылдау жоспарына сәйкес 600 сақтау бірлігі болса, оның 482-і толықтай орындалған.Иә, архив сонау ескі заманнан бастау алған тарих жолындағы елеулі мезеттер мен сынды оқиғаларды сақтайтын құнды орын. Тұтас дәуірдің куәсі болған осынау мұраны сақтау, өңдеу және қоғам игілігіне пайдалану үшін көптеген қызметкерлер осы салада еңбек етіп келеді. Ал архив 1987 жылы Шиелі ауданына көшірілген. Осылайша негізі қаланған аудандық архив 36 жылдан бері халыққа сапалы қызмет көрсетуде. Қойнауына өткен күннің тарихын таңбалаған бөлімнің халыққа көрсетер құнды дүниелері де көп. Осы тұста, архив бөліміндегі бірқатар жұмысының ахуалын білмек үшін, аудандық архив филиалының басшысы Ерболат Дүйсенбаевтан сұраған едік.Оның айтуынша, біз жеке тұлғалар жайлы деректерді жинап жүрміз. Яғни, ауданға еңбегі сіңген, өз саласының озат еңбеккерлері мен үлгілі жандарды топ-топқа бөліп, арнайы коллекция жасадық. Мәселен, ұлттық архив қорының «Еңбек Ерлері» қор коллекциясында Социалистік Еңбек Ері, Ленин орденінің иегері, Қазақ ССР Жоғарғы кеңесінің депутаты Жадыра Таспамбетова, Социалистік Еңбек Ері, Қазақ ССР Жоғарғы кеңесінің депутаты, Батыр ана Ұлбала Алтайбаева, Социалистік Еңбек Ері, Қазақ ССР Жоғарғы кеңесінің депутаты Зәһира Ержанова, Қазақ ССР Жоғарғы кеңесінің депутаты, Социалистік жарыстардың жеңімпазы, «Еңбек Қызыл Ту» ордендерінің иегері, озат шопан Уайда Әлиханов жайлы мәліметтер енгізілді. Сонымен қатар бізде «Отан үшін от кешкендер» қор коллекциясы бар.
Ол жерде Ұлы Отан соғысы және еңбек ардагерлері Бәһән Дүйсенов, Маханбет Төрешев, Ибаділда ­Райысов, Әшім Аманжолұлының жеке құжаттары сақтаулы. Сол сияқты «Ұлағатты ұстаздар» қор коллекциясына Қазақ ССР Жоғарғы Кеңесінің депутаты, ұстаз, оқу-ағарту ісінің үздігі Қалияш Тұрсынованың, «Еңбек ардагерлері» қор коллекциясына Шиелі ауданының «Құрметті азаматы» атағының иегері, еңбек ардагері Қалдыбай Сүгірбаевтың, «Мәдениет майталмандары» қор коллекциясына Қазақстан Республикасының мәдениет қайраткері, сазгер, айтыскер ақын, сатирик Кенжебай Жүсіптің жеке тектік құжаттары жинақталған. Алдағы уақытта еңбегімен дараланған тұлғалардың тектік құжаттарын жинақтайтын боламыз, – деді.Шиелі ауданын еңбек ерлері мен бес ғасыр адамдары түлеп ұшып, елге есімі дараланған тұлғалар мекені десек те болады. Осы ретте, мақаламыз мардымды шығуы үшін мемлекеттік көрсетілетін қызмет бойынша бас маманы Айжан Есеноваға көкейдегі тағы бір сауалымызды жолдадық. Ол төмендегідей электронды архив жобасының артықшылығы мен цифрландыру бойынша қандай жұмыстар атқарылып жатқаны жайлы сұрап білдік.– Архив деректерін жинақтап қана қоймай, барлық мүдделі зерттеушілер мен қалың жұртшылыққа қолжетімді болуы үшін оларды белсенді түрде цифрлық форматқа көшіру қажет. Бүгінгі күні құжаттардың 30-40 пайызын электронды нұсқаға көшірдік. Жалпы айтқанда, цифрландыру жұмыстары 2025 жылға дейін толықтай жүзеге асатын болады. Одан бөлек халыққа қызмет көрсету орталығы арқылы тұрғындарға электронды қызмет көрсетіп келеміз. Яғни, сыбайлас жемқорлықтың алдын алу мақсатында зейнет жасына жеткен тұрғындардың еңбек өтілімін сұранысқа қарай біз электронды үкімет порталы арқылы халыққа қызмет көрсету орталығына жолдап отырамыз. Айта кетейін, өзге аудандардағы архив мекемелері арасында электронды қызметті ең көп көрсететін біздің өңір екен, – деді.Иә, техника қарыштап дамыған сайын жұмыс жүйелі жүзеге асып, электрондық архив үшін құжаттарды жедел түрде сандық форматқа көшіру қолға алынған. 2013 жылы басталған бұл жұмысқа, электронды архив жүйесінің маманы болып ақпараттық технологиялар инспекторы Шахмарданов Бақдəулет Шахмарданұлы қызметке қабылданған. Осы уақытқа дейін аудандық архивтегі 216 қордың 15-ін, 6360 істің, 1 420 000 парағын көшірмеден өткізілген. Ал сандық форматқа 2050 жылға дейін толық көшкен жағдайда архив жұмысы айтарлықтай жеңілдейтін болады.