Кез келген жағдайға қарамастан, құжатты шетелге ұсынар алдында оны заңдастыру қажет, яғни апостильдеу немесе оны консулдық заңдастыру.

Демек, апостиль – заңдастырудың осындай нысанын танитын елдер аумағында ұсынуға арналған құжаттың заңдылығы туралы ақпаратты толтырудың халықаралық стандартталған нысаны. «Апостиль» мөрі құжаттардың түпнұсқалары мен көшірмелеріне қойылады.

Апостильденген құжат кез келген басқа аттестациялауды немесе заңдастыруды талап етпейді және апостильденген құжаттарды Конвенцияға қатысушы барлық мемлекеттердің ресми органдары мойындайды.

Сондай-ақ сот шешімдерін орындау үшін және сот тапсырмаларын басқа елге жолдау кезінде, сол елмен Қазақстан арасында ешқандай келісім болмаса, сондай-ақ ол ел Гаага конвенциясының қатысушысы болмаған жағдайда соттың құжаттарына апостиль қойылуы қажет.

Бұған дейін әлемнің көптеген елдері, соның ішінде Қазақстан 1961 жылғы 5 қазандағы Гаага конвенциясына қосылып, құжаттарды апостиль қою арқылы жеңілдетілген түрде заңдастыруға мүмкіндік берген болатын.

Баршамызға белгілі елімізде 2013 жылы 15 сәуірде мемлекеттік қызмет көрсету туралы заңы қабылданды.

Осыған дейін қолданыста болған «Сот органдарынан шығатын ресми құжаттарға апостиль қою» мемлекеттік көрсетілетін қызмет стандартын бекіту туралы» Қазақстан Республикасы Жоғарғы Сотының жанындағы Соттардың қызметін қамтамасыз ету департаменті басшысының 2015 жылғы 30 сәуірдегі №239 бұйрығының күші жойылып, департамент басшысының 2020 жылғы 13 сәуірдегі № 13 бұйрығы негізінде «Сот органдарынан шығатын ресми құжаттарға апостиль қою» жөніндегі мемлекеттік қызметті көрсету қағидаларын бекіту Стандарты қабылданды.

Айта кетсек, 2015 жылдан бері Қазақстан Республикасының Жоғарғы Сотының жанындағы соттардың қызметін қамтамасыз ету департаментімен осы қызмет түрі атқарылып келеді.

Құжаттарды қабылдау және мемлекеттік көрсетілетін қызмет нәтижелерін берудің 3 тәсілі бар, яғни азаматтар:

1)"Азаматтарға арналған үкімет "Мемлекеттік корпорациясы" коммерциялық емес акционерлік қоғамына (бұдан әрі-Мемлекеттік корпорация);

2) "электрондық үкіметтің" www.egov.kz веб-порталына (бұдан әрі-портал);

3) Қазақстан Республикасының дипломатиялық өкілдіктері мен консулдық мекемелерінің өтініштері бойынша Қазақстан Республикасы Сот әкімшілігінің кеңсесіне жүгіну арқылы жүзеге асыруына болады.

Мемлекеттік қызмет көрсету, құжаттар топтамасын тапсырған сәттен бастап порталда 1 (бір) жұмыс күні; облыстарда, республикалық маңызы бар қалаларда және астанада орналасқан Мемлекеттік корпорация филиалдарының бөлімдеріне 1 (бір) жұмыс күні; Мемлекеттік корпорация филиалдарының басқа бөлімдеріне 5 (бес) жұмыс күні; Қазақстан Республикасының дипломатиялық өкілдіктері мен консулдық мекемелерінің өтініштері бойынша 5 (бес) жұмыс күні ішінде беріледі.

Назарларыңызға салсақ, құжаттарды қабылдау күні мемлекеттік қызмет көрсету мерзіміне кірмейді.

Құжаттар топтамасын тапсыру үшін күтудің рұқсат етілген ең ұзақ уақыты - 15 (он бес) минут; Қызмет көрсетуді күтудің рұқсат етілген ең ұзақ уақыты-15 (он бес) минутты құрайды.

Әрбір апостиль қойылатын құжат үшін 0,5 айлық есептік көрсеткіш мөлшерінде, яғни бір айлық есептік көрсеткіштің (әрі қарай-АЕК) 50 % мөлшерінде мемлекеттік баж алынады. Демек 2023 жылғы 1 АЕК – 3450 теңгені құраса, бір апостиль қойылатын құжат үшін 1725 теңге төленуі тиіс.

Арызды қабылдау «электронды кезек» тәртібінде жүзеге асырылады.

Көрсетілетін қызметті алушының қалауы бойынша қабылдау «электрондық үкіметтің» веб-порталы арқылы электронды кезек брондалуы мүмкін. Алайда аталмыш қызметтер көрсетуден мынадай негіздермен бас тартылады: ұсынған құжаттардың немесе олардағы мәліметтердің анық еместігі, мемлекеттік баж салығының дұрыс төленбегені.

Мұндай жағдайда кемшіліктерді жойған кезде екінші рет жүгінуге құқылы екенін түсіндіру хаттарымен кері қайтарылады. Апостиль қою үшін ұсынылған соттың ресми құжаттарына қол қоюға және мөртаңба басуға сот шешімін шығарған судья, ал егерде судья болмаған жағдайда соттың төрағасы уәкілетті.