Соттар жыл сайын әртүрлі даулар мен мәселелерге байланысты көптеген шешімдер қабылдайды. Солардың кейбіреулері біздің елден тыс, шет жерлерде де талап етілуі мүмкін. Қандай да сот актісі ресми құжат мәртебесіне ие болу үшін, яғни ол шет мемлекеттерге жолданар алдында міндетті түрде заңдастырылады, апостиль қойылады.Апостиль дегеніміз – құжаттамаға қол қойған адамның қолын және оның өкiлеттiктерiн, сондай-ақ осы құжат бекiтiлген мөрдiң немесе мөртаңбаның түпнұсқалылығын растайтын арнайы мөртаңба.
Қазақстан Республикасы Жоғарғы Сотының жанындағы Соттардың қызметін қамтамасыз ету департаменті басшысының 13 сәуір 2020 жылғы №13 бұйрығымен бекітілген "Сот органдарынан шығатын ресми құжаттарға апостиль қою" жөніндегі қағидасы осы қызметті көрсету тәртібін айқындайды. Онда, қызмет көрсету процесінің сипаттамалары, нысаны, мазмұны мен нәтижесі, сондай-ақ өзге де мәліметтерді қамтитын мемлекеттік қызмет көрсетуге қойылатын негізгі талаптар тізбесі қамтылған.

Қағидаға сәйкес, "Сот органдарынан шығатын ресми құжаттарға апостиль қою" жөніндегі мемлекеттік қызметті Қазақстан Республикасы Жоғарғы Сотының жанындағы Соттардың қызметін қамтамасыз ету департаменті және оның аумақтық органдары көрсетеді.

Мемлекеттік көрсетілетін қызметті алу үшін жеке және заңды тұлғалар көрсетілетін қызметті берушіге "Азаматтарға арналған үкімет" мемлекеттік корпорациясы" арқылы қағаз тасығышта не "электрондық үкіметтің" веб-порталы www.egov.kz арқылы электронды түрде, не Қазақстан Республикасы Жоғарғы Сотының жанындағы Соттардың қызметін қамтамасыз ету департаментінің кеңсесі арқылы Қағидада берілген нысан бойынша өтініштерін төмендегідей құжаттарымен бірге береді.

Қызметті берушіге немесе Мемлекеттік корпорацияға өтініш білдірген кезде: өтініш, жеке басын куәландыратын құжат (сәйкестендіру үшін), апостиль қою үшін ұсынылатын сот органдарынан шығатын ресми құжат, егер қызметті алушының мүддесін үшінші тұлға білдірген жағдайда нотариалдық куәландырылған сенімхат (салыстырып тексеру үшін), мемлекеттік баждың бюджетке төленгенін растайтын құжат (ЭҮТШ арқылы төленген жағдайларды қоспағанда).

Ал, портал арқылы жүгінген кезде: ЭЦҚ-мен куәландырылған электрондық өтініш, апостиль қою үшін ұсынылған құжаттың электрондық көшірмесі (сканерленген көшірмесі), мемлекеттік баждың бюджетке төленгенін растайтын құжаттың электрондық көшірмесі (сканерленген көшірмесі) (ЭҮТШ арқылы төленген жағдайларды қоспағанда).

Мемлекеттік қызмет ақылы түрде көрсетіледі, әрбір апостиль қойылатын құжат үшін 1 АЕК-нің 50 % мөлшерінде мемлекеттік баж алынады.

Құжаттардың толық емес топтамасын ұсыну, сондай-ақ әрекет ету мерзімі өткен құжаттарды ұсыну өтінішті қабылдаудан бас тартуға негіздер болып табылады.

Құжаттар топтамасын тапсырған сәттен бастап қызметті көрсету мерзімі: порталда - 1 жұмыс күнін; облыстар, Нұр-Сұлтан, Алматы және Шымкент қалаларында орналасқан Мемлекеттік корпорация филиалдарының бөлімдеріне - 1 жұмыс күнін; басқа Мемлекеттік корпорация филиалдарының бөлімдеріне - 5 жұмыс күнін; Қазақстан Республикасының дипломатиялық өкілдіктері мен консулдық мекемелерінің өтініштері бойынша – 10 жұмыс күнін құрайды. Құжаттарды қабылдау күні мемлекеттік қызметті көрсету мерзіміне кірмейді.

Апостильденген құжат кез-келген басқа аттестациялауды немесе заңдастыруды талап етпейді және апостильденген құжаттарды Гаага Конвенциясына қатысушы барлық мемлекеттердің ресми органдары мақұлдайды.