Уақытты басқару маманы американдық Дэвид Алленің GTD (ред.Getting Things Done — істерді толық тәмамдау) методикасы — ми процестерін ретке келтіре отырып, бірнеше есе өнімдірек жұмыс істеудің тиімді жолы. Бұл әдісті қолдана білетін адам маңызды шаруаларын тындырып та, тынығып та үлгіреді. Украинадағы David Allen Company өкілдігінің басшысы Вячеслав Сухомлинов Ukrainian Marketing форумында GTD методикасының қыр-сырымен бөлісті.

Миыңызды аяңыз, жоспарыңызды қағазға түсіріңіз

Тұз алуға келіп тұрып, дүкенге келгенде тұздан басқаның бәрін сатып алатын жағдай бәрінде болған шығар.

Ал, кейбіреулер «таңертең ұмытып кетпейін» деп, керек заттарын алдын-ала есіктің жанына қойып, ертеңінде затты расымен сол жерден асықпай сөмкесіне салып алады. Яғни, олар бүгінге қатысы жоқ мәселені кейінгі күнге шегерді. Сол арқылы дәл осы уақытта, дәл осы жерде өмір сүруге мүмкіндік алды.

Сіз де өз жоспарларыңызға солай қарап көріңіз. Ойыңызға бірдеңе сап етіп, түсе қалғанда, оған белгілі бір «қойма» бөліп беріңіз. Керек кезінде сол қоймадан тауып аласыз.

Идеяларды мида 24 сағат бойында «ұстап» тұрудың өзі де оны жалықтырады. Егер идея нақ қазір орындауға қолжетімді болмаса, оны қағазға жазып алып, әзір уақыты келгенше есіңізден шығара тұрыңыз. GTD ең негізгі принципі — осы.

Бір мезетте адам санасы ақпараттың үш бірлігін «ұстап» тұратындықтан, керек ойды бірден тауып, айта қою қиынға соғады. Ал ол үш ақпарат өз кезегінде үздіксіз түрленіп және алмасып отырады.

Ой жинақылығы

«Егер тәулікте 24 сағат емес, 26 сағат болғанда, барлық шаруаларымды ретке келтіретін едім» деп ойласаңыз, қатты қателесіз. Сол екі сағаттың қосқанның өзінде, мұрныңа су жетпей жүгіріп жүретін едіңіз. Ең дұрысы, қолда бар уақыттың ішінде барынша көбірек іс тындыруға талпыну. Ол үшін ой жинақылығы керек. Ойды жинақтауға қанша уақыт кетеді? Нақты айту қиын, себебі ол уақытқа емес, орындалатын тапсырманың шарттарына тікелей байланысты.

Өз шаруаларыңызды 5 қарапайым және тиімді қадамдар арқылы ретке келтіріңіз:

1.Жинау. Сіздің назарыңызды талап ететін дүниенің барлығын бір жерге жинақтаңыз

Бірінші жаттығу: Сананы тазарту

Бір минуттың ішінде дәл қазіргі сәтте мазалап тұрған, көкейіңізде жүрген мәселелердің бәрін қағазға жазыңыз. Біреуге хабарласу сияқты маңызды заттарды да, мейлі, ноутбукты жөндеуге апару сияқты онша маңызды еместерін де түртіп алыңыз. Енді санап көріңіз, 4 пунктіден артық шыққаны анық. Бұның өзі 1 минут ішінде ойға келгені. Егер көңіл-күйіңіздің орныққанын сезінсеңіз, сіз келешектегі қадамдарыңызды анық көре алдыңыз деген сөз. Орынсыз ойларды ысырып тастау арқылы маңызды ойларға кеңістік босатасыз. Егер ойларыңызда бір реттілік болмаса, олар керек емес жерде атып шығатын болады. Мысалы, сіз жиналыста отырғанда, «кешке үйге нан алу керек» деген ой келеді.

Бірақ жоспарларды қағазға жазу ғана ештеңе шешпейді. Жазған соң оны орындау керек.

2. Өңдеу. Жоспардың әр пунктісін түсіндіріңіз

Әр пунктіге қосымша ақпарат беру арқылы, оны түсіндіріп беріңіз. Мысалы, біреудің телефон нөмірінің жанына «шұғыл хабарласу» дегеннің орнына, қоңыраудың себебін, уақытын анықтап көрсетіңіз. Жалпы, бұл пунктімен не істеу керек? Оны бірден іске асыруға, кейінге қалдыруға, немесе бөлшектеп орындауға болады. Егер тез шаруа болса, дәл қазір орындап тастаңыз. Кері жағдайда, қашан орындайтыныңызды шешіңіз. Лақтырып тастау, ысыру, сақтау немесе кейін ойластыру дегендер де шешімге жатады. Мысалы, сізге теорияда компанияның бір бөлімін қайта құру керек тапсырма берілді, сіз оны болашаққа түртіп алыңыз да, өзекті мәселелермен айналысыңыз.

Нәтижеге жету үшін келесі қандай қадамдар жасалуы керек? «Кездесуге шақыру» деп жазбаңыз. Нақты болыңыз: қоңырау шалу, көмекшісіне ескерту, электронды поштасына хат жазу. Егер нәтижеге жету үшін бір қадам жеткіліксіз болса, сіз толық жоспар құру керексіз.

Екінші жаттығу: Айқындық енгізіңіз

Бірінші жаттығуда жазған тізімнің ең алғашқы тапсырмасына қараңыз. Бұл тапсырманы орындау үшін қандай әрекет керек екенін жазыңыз. Ол әрекетті істеу арқылы, нендей нәтижеге жетесіз?

Келесі қадамды білсеңіз, сіз прокрастиницияға ұшырамайсыз. Шешімдерді тапсырманы алғаш кездескеннен-ақ қабылдаған дұрыс. Оны соңғы мерзімге дейін қалдырмаңыз, себебі паника мен асығыстық істі ушықтырып жібереді.

3. Ұйымдастыру. Әр нәрсенің өз орны бар.

Хабарласатын адамдардың нөмірін бір тізімге, бастыққа қоятын сұрақтарды бір тізімге және т.с.с мәселелерді бір бөлек тізімге жазыңыз да, оның қоятын немесе ілетін орынды белгілеңіз. Жалпы, тізімдердің төрт категориясы бар:

күту тізімі — біреуге тапсырған істердің тізімі;

белгілі бір күні шешілуі тиіс шаруалар;

жыл, ай, күнге қарамастан, шешілуі тиіс шаруалар;

кейінірек қарастыруға болатын шаруалар.

4. Шолу. Үнемі қарастырып жүріңіз

Ара-тұра аялдап, орындалған немесе орындалмаған істерді зерттеңіз. Күнтізбеге бүгіннің жоспары бойынша қарасаңыз — бір ой, ал 6 ай жоспарды қарасаңыз — мүлдем басқа ойлар туындайды. Шұғыл шаруа жоқ болса, шұғыл еместеріне көңіл бөліңіз. Болашақты болжағыңыз келсе, проектілердің тізіміне қараңыз.

5. Орындау

Орындалған тапсырманы тізімнен сызып тастаудың өзі бір ғанибет. Істердің ең маңыздысын анықтап, соны орындаңыз. Кейде барлығына қолды бір сілтеп, тынығып алған да дұрыс. Медитациямен айналысуға да болады. Медитация да іс. Ұйқы да іс. Олар да өнімділікке әсер етеді. Оларды басқа шаруалармен қатар қойып, тізімге енгізуді ұмытпаңыз.

7kun.kz